中小企業應該從哪一步開始導入 AI？

現時幾乎每個行業都在討論 AI，但不少中小企業仍然面對同一個實際問題：公司究竟應該從哪一步開始？

最有用的起點通常不是先購買工具，而是先找出一個經常出現、耗費時間、容易出錯，或延誤客戶服務的業務問題。

先由問題開始

與其先問應該購買哪一個 AI 平台，不如先問公司目前哪一部分工作最花時間，或者最容易產生不一致結果。

可能的起點包括處理相似的客戶查詢、製作定期報告、整理表單或文件資料、準備標準內容初稿、摘要會議紀錄，以及跟進潛在客戶。

問題定義愈清楚，便愈容易判斷 AI 是否適合。

檢視現有流程

這個檢查有時會發現，真正問題並不是缺少 AI，而是重複輸入資料、責任不清楚、文件管理混亂，或者工具之間缺乏連接。

AI 應該支援一個清楚流程，而不是掩蓋本身不完善的流程。

• 資料從哪裏進入
• 每個步驟由誰負責
• 涉及哪些 Software
• 延誤通常在哪裏出現
• 哪些位置需要判斷
• 最終需要甚麼結果

檢查資料是否可用

AI 輸出高度依賴輸入資料。實作之前，應確認所需資料是否存在、準確、最新、格式一致，而且適合使用。

公司亦需要確認流程是否包含私人或敏感資料，以及哪些人有權存取。

選擇低風險用途

不建議一開始便處理高風險或不可逆的工作。較穩妥的方法，是先在有人審核的情況下測試，再根據結果逐步調整。

• 準備回覆草稿再由員工批准
• 摘要內部紀錄
• 分類新收到的查詢
• 從文件提取指定資料
• 準備內容初稿
• 生成內部工作清單

定義成功標準

AI 項目需要有清楚目的。成功可以代表減少人手步驟、縮短準備時間、提高格式一致性、更容易找到資料，或減少遺漏跟進。

如果沒有簡單衡量方式，便難以判斷新流程是否真正有用。

保留人手審核

AI 可能誤解語境或產生錯誤內容。第一階段通常應保留人手批准，尤其在內容會發送給客戶、公開發佈，或用於重要決定之前。

流程應清楚定義誰負責檢查、需要檢查甚麼，以及哪些情況下應返回人手處理。

五個實際步驟

Dpixel 協助中小企業評估工作流程、找出實際可行的 AI 用途，並按照現有營運情況制定實作計劃。

• 選擇一個重複出現的業務問題。
• 記錄目前工作流程。
• 檢查所需資料的質素及敏感程度。
• 測試一項低風險的 AI 輔助工作。
• 評估結果後才逐步擴展。